Unterschriftenliste Vorlage Excel

Wenn Sie Schulungen, Unterweisungen oder Team-Meetings dokumentieren müssen, zählt eine saubere Anwesenheitsliste mit echten Unterschriften. Excel bietet Ihnen dafür eine schnelle, druckfertige Lösung: Teilnehmerdaten werden strukturiert erfasst, Unterschriften vor Ort eingeholt und Abteilungs-Quoten automatisch berechnet. So können HR, Office-Management und Veranstalter:innen Anwesenheiten revisionssicher nachweisen und zugleich Kennzahlen ableiten.

Die Vorlage bündelt Dokumentation und Auswertung in einem File. Die Gesamtsumme der Teilnehmenden (z. B. 20) und die Aufteilung je Abteilung stehen sofort bereit. Gegenüber der erwarteten Zahl (z. B. 25) sehen Sie die Teilnahmequote auf einen Blick: 20 von 25 = 80,0 %.

• Sofort nutzbar: Teilnehmerliste mit Signaturfeld, Personalnummer und Uhrzeit – druckfertig.
• Automatik: Gesamtsumme und Abteilungszahlen werden ohne Zusatzarbeit ermittelt.
• Quoten: Prozentanteile je Abteilung auf Basis der Gesamtsumme.
• Transparenz: Teilnahmequote gegenüber Erwartung – ideal für Reporting.
• Effizienz: Fixierte Kopfzeilen und klare Formatierung für schnelle Erfassung vor Ort ✅

Die Vorlage besteht aus zwei Tabs, die logisch miteinander verbunden sind.

Tab 1: Unterschriftenliste – Erfassung in Spalten: Nr., Name, Vorname, Abteilung, Personalnr., Uhrzeit, Unterschrift, Bemerkung. Im Kopf stehen Veranstaltung, Datum, Ort, Organisator; das Datum setzt sich automatisch (HEUTE()). Die Gesamtsumme der Teilnehmenden wird am Ende der Liste summiert. Fixierte Kopfzeilen sorgen dafür, dass Spaltentitel beim Scrollen sichtbar bleiben. Spaltenbreiten, Schrift und Zeilenhöhe sind für gute Lesbarkeit und Druckausgabe optimiert.

Tab 2: Statistik – Kompakte Auswertung mit Tabelle Abteilung | Anzahl | Prozent. Die Anzahl je Abteilung wird aus der Unterschriftenliste gezählt (z. B. per ZÄHLENWENN-Bereich), die Prozentanteile beziehen sich auf die Gesamtsumme. Zusätzlich gibt es einen Info-Block: Dauer, Beginn, Ende, Erwartet, Tatsächlich, Teilnahmequote. Die Teilnahmequote berechnet sich automatisch als Tatsächlich / Erwartet (z. B. 20 / 25 = 80,0 %). Kopfzeile ist auch hier fixiert.

• Automationen: Datum = heute; Abteilungszählung aus der Liste; Prozent je Abteilung aus Gesamtsumme; Gesamtsumme automatisch; Teilnahmequote gegenüber Erwartung; Druck- und Eingabeformatierungen.

1. Datei vorbereiten: Öffnen Sie die Vorlage und speichern Sie eine Kopie pro Veranstaltung. Tragen Sie im Kopf Veranstaltung, Ort, Organisator ein. In der Statistik den Wert Erwartet setzen (z. B. 25).
2. Zeiten definieren: Im Statistik-Tab Beginn und Ende eintragen; Dauer berechnet sich automatisch.
3. Druckcheck: Seitenlayout auf A4 quer, Seitenränder schmal, Wiederholungszeile auf jeder Seite (Kopfzeile) aktivieren. Test-PDF erzeugen.
4. Erfassung vor Ort: In der Unterschriftenliste Namen, Abteilung und Personalnummer erfassen; Uhrzeit einfügen (Tastatur: Strg+Shift+; für aktuelle Uhrzeit). Unterschrift im vorgesehenen Feld leisten lassen.
5. Teilnehmerzahl anpassen: Falls mehr als 20 Personen erscheinen, fügen Sie neue Zeilen unterhalb der Tabelle ein; Formeln und Formate werden mitgezogen.
6. Auswertung prüfen: Wechseln Sie in den Statistik-Tab: Anzahl je Abteilung, Prozente und Teilnahmequote (z. B. 20/25 = 80,0 %) erscheinen automatisch.
7. Abschluss: Liste unterschreiben lassen (Organisator), als PDF archivieren und ggf. an HR senden.

Warnhinweis: Abteilungen müssen einheitlich geschrieben sein (z. B. „Vertrieb“ statt „vertrieb“/„Sales“), sonst stimmen Zählungen nicht.

Tipp: Legen Sie für „Abteilung“ eine Dropdown-Liste an (Datenüberprüfung) und benutzen Sie AutoAusfüllen. Für das aktuelle Datum: Strg+; ⏱️

Excel punktet, wenn Sie eine druckfertige, offlinefähige Unterschriftenliste mit Unterschriftsfeld und schneller Auswertung benötigen. Vorteile: volle Layout-Kontrolle, flexible Formeln, keine Abhängigkeit vom WLAN, sofortiges PDF. Für kleine bis mittelgroße Gruppen (bis ca. 100 Personen) sehr effizient.

Google Sheets/Online-Tabellen bieten kollaboratives Arbeiten und einfaches Teilen. Nachteil: Drucklayout und Signaturfelder sind meist weniger präzise; Offline-Verfügbarkeit eingeschränkt. Vor Ort kann das stören.

Check-in-/Event-Tools (Apps, QR-Scan) sind stark bei großen Events, Live-Check-ins und Dublettenprüfung. Aber: keine handschriftlichen Unterschriften und oft Abo-Kosten.

eSign-/DMS-Lösungen schaffen rechtssichere, qualifizierte elektronische Signaturen, eignen sich jedoch weniger für spontane Präsenzlisten und sind pro Prozess teurer.

Empfehlung: Nutzen Sie die Excel-Vorlage für Unterweisungen, Schulungen, Meetings und interne Veranstaltungen mit Signaturbedarf. Für verteilt arbeitende Teams ist Google Sheets sinnvoll. Bei Compliance-Fällen mit eID-Bedarf greifen Sie zu einer eSign-/DMS-Lösung und hängen die Auswertung separat an.

Häufige Fehler

• Uneinheitliche Abteilungsnamen: „IT“, „I.T.“, „It“ – die Statistik zählt dreifach. Nutzen Sie eine Dropdown-Liste mit festen Werten.
• Formeln überschrieben: Manuelle Eingaben in Summen-/Prozentzellen zerstören die Automatik. Sperren Sie diese Zellen oder das Blatt.
• Schlechtes Drucklayout: Zu schmale Spalten für Unterschriften führen zu Reklamationen. Vorab mit zwei Probeeinträgen testen und AutoAnpassen (Alt+H, O, I) nutzen.

Profi-Tipps

• Schneller Zeitstempel: Aktuelle Uhrzeit mit Strg+Shift+; und aktuelles Datum mit Strg+; einfügen – spart Zeit in der Anmeldephase.
• Fixierte Kopfzeile: Mit Alt+W, F, F die Kopfzeile fixieren, damit Spaltentitel beim Scrollen sichtbar bleiben.
• Praxis-Anekdote: Bei einer Sicherheitsunterweisung brach die Statistik, weil drei Schreibweisen für „Produktion“ verwendet wurden. Die Lösung war simpel: Datenüberprüfung mit Liste („Produktion“, „Logistik“, „Vertrieb“, …). Seitdem stimmen Zahlen und Prozentwerte.

Zusatzhinweis: Für wiederkehrende Veranstaltungen erstellen Sie Abteilungscodes (z. B. PROD, LOG, VER) und einen kleinen Legendenteil im Statistik-Tab. So bleibt die Quote – etwa 20 von 25 = 80,0 % – dauerhaft konsistent 📄