Vorlage Ablaufplan Praktikum

Praktika scheitern selten an Motivation, sondern an fehlender Struktur. Ohne klaren Wochenrhythmus, definierte Lernziele und sichtbaren Status verlieren HR, Ausbilder:innen und Fachbetreuende den Überblick – besonders über 13 Wochen mit wechselnden Einsatzbereichen. Die Folge: Doppelaufgaben, unklare Erwartungen, Lücken in der Betreuung und ungenutzte Lernchancen.

Die Vorlage „Ablaufplan Praktikum“ gibt Ihnen einen sofort einsatzfähigen Rahmen: 13 Wochen auf 2 Blättern, 8 Kernspalten, 24 Startaufgaben mit 112 geplanten Stunden. Kalenderwochen und Wochenzeiträume werden automatisch gesetzt, Status und Prioritäten farblich kodiert. So sehen alle Beteiligten auf einen Blick, was wann ansteht, wer betreut und wie weit der:die Praktikant:in ist.

• Transparenz: Woche, KW, Zeitraum, Phase, Aufgabenbereich, Lernziele, Betreuer:in, Status.
• Planbarkeit: 24 Aufgaben als Basis – anpassbar auf Fachgebiet und Standort.
• Steuerung: Status- und Prioritätsfarben für schnelle Entscheidungen.
• Controlling: automatische Stundensumme; Über-/Unterlast in Minuten erkennbar.
• Time-to-Productivity sinkt, Betreuungsaufwand wird planbar, Feedback wird datenbasiert.

Tab 1: Ablaufplan – Wochenübersicht. Die 13‑Wochen-Ansicht enthält 8 Kernspalten: Woche, Kalenderwoche, Zeitraum, Phase, Aufgabenbereich, Lernziele, Betreuer, Status. Kalenderwochen und Wochenzeiträume werden ab Startdatum automatisch berechnet. Pro Woche sind Phase, Aufgabenbereich und Lernziele vordefiniert und frei anpassbar. Statuswerte (Geplant, In Vorbereitung, Laufend, Abgeschlossen) sind farblich hinterlegt. Filter und fixierte Überschriften sind ab Zeile 8 gesetzt – ideal für schnelle Auswertungen.

Tab 2: Aufgabenkatalog. Hier pflegen Sie Detailaufgaben mit Beschreibung, Dauer (Std.), Priorität (Hoch/Mittel/Niedrig, farblich), Erledigt (Ja/Nein). Am Tabellenende summiert eine Formel (=SUMME) die eingeplanten Stunden automatisch. Filter und Kopfzeilen sind ab Zeile 4 fixiert.

• Erstellt 13 Wochen ab Startdatum und trägt Kalenderwoche sowie Wochenzeitraum ein.
• Vordefiniert je Woche Phase, Aufgabenbereich und Lernziele.
• Färbt den Status (Geplant, In Vorbereitung, Laufend, Abgeschlossen) automatisch ein.
• Färbt Prioritäten (Hoch/Mittel/Niedrig) im Aufgabenkatalog automatisch.
• Summiert die Aufgabendauer zu Gesamtstunden.
• Setzt AutoFilter und friert Kopfzeilen ein.
• Zuweisung des Betreuers per Zufall als Platzhalter (anpassbar an Ihren Betreuerpool).

1. Öffnen Sie die Datei und tragen Sie das Startdatum des Praktikums im Kopfbereich der Wochenübersicht ein. Die 13 Wochen, Kalenderwochen und Wochenzeiträume füllen sich automatisch.
2. Ersetzen Sie die Platzhalter für Betreuende durch Ihre Namenliste (Betreuerpool). Die zufällige Zuweisung dient nur als Startpunkt.
3. Prüfen Sie die vordefinierten Phasen, Aufgabenbereiche und Lernziele je Woche. Passen Sie sie an Fachabteilung, Technologien und Sicherheitsunterweisungen an.
4. Öffnen Sie den Aufgabenkatalog: Ergänzen, löschen oder priorisieren Sie Aufgaben. Nutzen Sie die Dauer (Std.), um auf ca. 112 geplante Stunden zu kommen – je nach Wochenarbeitszeit.
5. Verlinken Sie Aufgaben zu Wochen (z. B. per Kommentar oder Referenz in „Lernziele“), damit klar ist, wann was passiert.
6. Nutzen Sie Statusfarben in der Wochenübersicht: Start mit „Geplant“, dann „In Vorbereitung“/„Laufend“, zum Abschluss „Abgeschlossen“.
7. Aktualisieren Sie im Review (wöchentlich, 15 Min.) den Status und die erledigten Aufgaben; die Stundensumme passt sich automatisch an.
8. Filtern Sie nach Betreuer:in, Phase oder Priorität, um Engpässe früh zu erkennen.

Warnhinweis: Überschreiben Sie keine grau hinterlegten Felder/Formeln (Kalenderwochen, Zeiträume, Summen, Farblogik). Sonst gehen Automationen verloren.

Tipp: Mit Strg+Umschalt+L schalten Sie den Autofilter ein/aus; mit Strg+1 passen Sie Zellenformate schnell an.

Excel/Sheets (Vorlage): Schnell startklar, keine Lizenzhürden, volle Kontrolle über Spalten, Formeln und Farben. Ideal für 1–20 Praktikant:innen parallel, wenn Fachbereiche eigenständig planen. Offline nutzbar, DSGVO-konform bei lokaler Speicherung.

Google Sheets: Besser für gleichzeitige Bearbeitung, Kommentare und Versionshistorie ohne IT-Aufwand. Grenzen bei komplexer bedingter Formatierung und Performance ab ~5.000 Zeilen/mehreren Pivot-Auswertungen.

HRIS/ATS/PM-Tools: Stärken bei Rollen-/Rechteverwaltung, Aufgaben-Workflows, Erinnerungen, Reporting über mehrere Standorte. Allerdings Setup- und Lizenzaufwand, geringere Flexibilität auf Spaltenebene, oft Overkill für ein einzelnes 13‑Wochen-Praktikum.

Empfehlung: Starten Sie mit der Excel/Sheets-Vorlage, wenn Sie rasch Struktur brauchen und Inhalte individuell anpassen möchten. Wechseln Sie zu HR-/PM-Tools, sobald Sie mehrere Kohorten, verbindliche Freigabeprozesse oder Integration (z. B. mit Zeiterfassung/LMS) benötigen. Für verteilte Teams ohne VPN ist Google Sheets eine pragmatische Kollaborationsvariante.

Häufige Stolpersteine

• Formeln überschrieben: Manuelles Eintragen in Feldern für Kalenderwoche/Zeitraum/Summen zerstört Automationen. Lösung: Nur weiße Eingabefelder nutzen.
• Aufgaben ohne Dauer: „To-dos“ ohne Stunden führen zu Scheingenauigkeit. Jede Aufgabe braucht eine Dauer (Std.) – sonst stimmt die Gesamtplanung nicht.
• Status-Inflation: Zu früh auf „Abgeschlossen“ gestellt; Lernziele bleiben offen. Erst abschließen, wenn Ergebnis und Feedback dokumentiert sind.

Profi-Tipps

• Weekly-Review fest verankern: 15 Minuten mit Betreuer:in, Status aktualisieren, Prioritäten neu sortieren. Strg+Umschalt+L für Filtersicht, dann nach „Laufend“ sortieren.
• Überbuchung sichtbar machen: Ampelregel: Wenn Wochenstunden > vereinbarte Arbeitszeit, Prioritäten anpassen oder Aufgaben verschieben. Eine Maschinenbauabteilung senkte so die Fehlplanungsquote von 22% auf 6% in der zweiten Praktikumsrunde.
• Vorlagenhygiene: Bevor Sie ein neues Praktikum starten, Datei duplizieren, Inhalte zurücksetzen, aber Formate behalten. Strg+D dupliziert Zellen, F4 wiederholt letzte Formataktion – spart Zeit bei Serienanpassungen.

Kleine Anekdote: Ein Team verlor die KW-Berechnung, weil eine Person die Formel überschrieben hatte. Nach Wiederherstellung und einem kurzen „Nur-in-weißen-Feldern-schreiben“-Briefing funktionierte die 13‑Wochen-Steuerung wieder reibungslos – inklusive korrekter 112‑Stunden-Summe im Aufgabenkatalog.