Stakeholderanalyse Vorlage Excel

Im Bau- und Handwerksumfeld entscheidet sauberes Stakeholder‑Management über Termine, Nachträge und Akzeptanz. Wer Bauamt, Eigentümer, Anwohner, Architekt und Subunternehmer nicht strukturiert führt, verliert Zeit in Abstimmungen, riskiert Verzögerungen und verpasst Fristen. Excel ist in KMU ohnehin Standard – mit der richtigen Vorlage bringen Sie Ordnung, Priorität und Verbindlichkeit in die Kommunikation.

Unsere Excel‑Vorlage bündelt alle Beteiligten in einer steuerbaren Liste, bewertet deren Einfluss, Interesse und Macht, leitet klare A/B/C‑Prioritäten ab und macht fällige Aktionen sichtbar. So vermeiden Sie Ad-hoc‑Kommunikation und setzen Ressourcen dort ein, wo sie Wirkung entfalten.

• Transparenz: zentrale Liste statt verstreuter Notizen.
• Tempo: 20 Beispiel‑Einträge und Dropdowns verkürzen die Erfassung.
• Steuerung: automatische Priorität (Score bis 25), A/B/C und Handlungsempfehlung.
• Kontrolle: Fristen und überfällige Aufgaben farblich kenntlich.
• Überblick: KPIs zu A/B/C‑Verteilung, kritischen Gegnern und Terminen auf einen Blick.

Die Vorlage besteht aus drei sauber verknüpften Tabs mit vordefinierten Listen, Formeln und Diagrammen. Sie können sofort loslegen – inklusive 20 Beispiel‑Stakeholdern aus typischen Bau-/Handwerksprojekten.

1) Übersicht & Anleitung – Kurz-Anleitung, Skalen (1–5 für Einfluss/Interesse/Macht, −2 bis +2 für Unterstützung), Legenden und die gepflegten Listenwerte für Dropdowns (Kategorie, Kommunikationskanal, Frequenz, Status, Rechtsgrundlage/DSGVO). KPI‑Kacheln zeigen Gesamtzahl, A/B/C‑Verteilung, kritische Gegner, fällige und überfällige Termine.

2) Stakeholderliste – Haupttabelle (tblStakeholder) mit Validierungen und Logik: automatische Priorität via Formel MIN(25; Einfluss * Interesse + Macht), automatische Wichtigkeit (A ab ≥20, B ab ≥12, sonst C), Empfehlung je nach Unterstützung und Wichtigkeit (einbinden, informieren, beobachten, Risiko managen). Terminspalten für nächste Aktion, nächster fälliger Termin und zuletzt kontaktiert. Bedingte Formatierung: A/B/C farblich (rot/gelb/grün), Icons für Unterstützungsgrad, überfällige Termine rot.

3) Auswertung – Kennzahlen (Gesamt, A/B/C, kritische Gegner, fällige/überfällige Termine) und ein Balkendiagramm nach Wichtigkeit/Kategorie. KPIs werden ausschließlich per Formeln (u. a. ZÄHLENWENN/S, MINWENNS) und Datumsformatierung berechnet – keine Makros nötig.

1. Projekt anlegen: Öffnen Sie „Übersicht & Anleitung“, tragen Sie Projektnamen, Startdatum und Verantwortliche ein.
2. Listen prüfen: Stimmen Kategorien (z. B. Bauamt, Nachbarn, Subunternehmer), Kanäle, Frequenzen, Status und Rechtsgrundlagen? Passen Sie die Listenwerte an Ihre Firma an.
3. Beispiel‑Einträge sichten: In der „Stakeholderliste“ finden Sie 20 Muster. Löschen oder überschreiben Sie sie, behalten Sie aber die Tabellenstruktur.
4. Stakeholder erfassen: Name, Rolle, Organisation, Kontaktkanal und Rechtsgrundlage per Dropdown. Unterstützung auf −2…+2, Einfluss/Interesse/Macht jeweils 1…5.
5. Automatik prüfen: Die Spalten Priorität, Wichtigkeit (A/B/C) und Empfehlung füllen sich automatisch. Passen Sie bei Bedarf nur die Grundwerte an – nicht die Formeln.
6. Termine setzen: „Nächste Aktion“, Nächster fälliger Termin und Frequenz pflegen. Überfälliges wird rot. Das Feld zuletzt kontaktiert nach jedem Gespräch aktualisieren.
7. Auswertung nutzen: Öffnen Sie „Auswertung“, filtern Sie nach A‑Stakeholdern oder kritischen Gegnern und planen Sie gezielt die Woche.
8. Review einplanen: Wöchentlich Filter setzen (Strg+Shift+L) und die roten Fälligkeiten abarbeiten.

Warnhinweis: Löschen Sie keine Spalten in tblStakeholder; Sie entkoppeln sonst KPIs und Diagramm. Blenden Sie bei Bedarf Spalten aus.

Tipp: Dropdown schneller öffnen mit Alt+Pfeil runter; heutiges Datum mit Strg+;

Vorteile Excel: Sofort verfügbar, keine Zusatzkosten, offline nutzbar auf der Baustelle, flexibel anpassbar, transparente Formeln statt Black‑Box. Für bis zu ca. 200–300 Stakeholder pro Projekt bleibt die Performance stabil. Datenschutz: Datei bleibt in Ihrer IT (z. B. M365/SharePoint).

Grenzen: Gleichzeitiges Arbeiten ist begrenzt (Versionierung/Locks). Kein fein granularer Rechtemanager pro Zeile, kein automatisches Aktivitäten‑Protokoll. Mobile Eingaben sind möglich, aber weniger komfortabel als in spezialisierten Apps. Bei sehr vielen Projekten fehlt zentrale Konsolidierung.

Alternativen: Projekt‑/PM‑Tools (z. B. MS Project, monday.com, Smartsheet) bieten mehr Kollaboration, Automationen und Rollenrechte, kosten aber Lizenzen je Nutzer. CRM/Stakeholder‑Tools liefern Historie, Freigaben und Workflows, sind jedoch aufwendiger in Setup und Schulung.

Empfehlung: Für KMU im Projektgeschäft ist die Excel‑Vorlage ein schneller, kosteneffizienter Start. Ab ~10 parallel laufenden Projekten, >300 Stakeholdern gesamt oder strengen Compliance‑Vorgaben lohnt die Migration zu einem Kollaborationstool – die in Excel definierten Felder/Skalen sind eine gute Blaupause für den Import.

Häufige Fehler

• Unklare Skalen: Einfluss/Interesse/Macht werden inkonsistent bewertet. Folge: verfälschte A/B/C‑Einstufung. Definieren Sie projektweit Beispiele (z. B. Macht=5 für Genehmigungsbehörde).
• Termine ohne Nachverfolgung: „Nächster fälliger Termin“ wird gesetzt, aber „zuletzt kontaktiert“ nicht gepflegt – die Frequenzlogik greift dann ins Leere.
• Listenwerte ad hoc ändern: Neue Kategorien direkt in Zellen statt in den Listen pflegen. Das bricht Dropdowns und KPIs.

Profi‑Tipps

• Schnelle Erfassung: Verwenden Sie Strg+T, um neue Projekte als eigene Tabellen zu strukturieren, und Alt+Pfeil runter für alle Dropdowns. Datum mit Strg+; einfügen.
• Anekdote von der Baustelle: Ein Bauleiter stufte das Tiefbauamt als „B“ ein, obwohl es eine Sperrung freigeben musste. Nach zwei Wochen Stillstand wurde es auf „A“ hochgestuft – danach tägliche Kurzupdates per Telefon, Freigabe in 48 Stunden. Lehre: Macht ≥4 heißt A, egal wie freundlich die Beziehung ist.
• Dynamische KPIs: Legen Sie für kritische Gegner (Unterstützung ≤−1 und Wichtigkeit=A) eine eigene Ansicht an und pinnen Sie sie im „Auswertung“-Tab nach oben. Filter an/aus mit Strg+Shift+L, Farblegende auf der Übersicht prüfen.