Tourenplanung Excel Vorlage

Viele Disponenten jonglieren täglich mit Touren, Fahrern, Fahrzeugen und Kosten. Ohne klare Struktur gehen Kilometer, Stopps oder Service‑Termine leicht unter. Diese Excel‑Vorlage schafft Ordnung: Sie erfasst alle Tourdaten einheitlich, berechnet Kennzahlen automatisch und visualisiert die Lastverteilung je Fahrer. Ergebnis: Weniger Rückfragen, transparentere Kosten und schnellere Entscheidungen 📊.

Besonders in Kurier-, Speditions- und Last‑Mile‑Teams mit 5–25 Fahrzeugen und 80–400 Stopps pro Tag bringt die Vorlage messbare Wirkung. Schon nach einer Woche sehen Sie, wo Kilometer und Stunden entstehen, welche Fahrzeuge ausgelastet sind und wo Kraftstoffkosten ausufern.

• Struktur: 3 Arbeitsblätter für Touren, Stammdaten und Auswertung
• Automatik: 10 Kennzahlen, Summen und Ø‑Werte ohne manuelles Rechnen
• Kostenkontrolle: Kraftstoff aus km bzw. Verbrauch abgeleitet, Kosten aus Litern × 1,75 €
• Transparenz: Summenzeile direkt in der Tourenliste für km, Stopps, Lieferungen, Stunden, Liter, €
• Performance: Filter über 15 Spalten, fixierte Kopfzeile für schnelle Analyse
• Einsatzplanung: Service‑Überblick je Fahrzeug mit letztem und nächstem Termin
• Visualisierung: Balkendiagramm Kilometer pro Fahrer zur Lastverteilung

Die Vorlage umfasst drei klar getrennte Bereiche, die zusammen Ihre Disposition abbilden.

• Tourenübersicht: Tagesdaten je Tour mit Datum, Fahrer, Fahrzeug, Start, Dauer, automatisch berechneter Endzeit, km, Stopps, Lieferungen, Kraftstoff, Kosten und Status. Die Summenzeile zeigt Kernwerte auf einen Blick. Autofilter und fixierte Kopfzeile beschleunigen die Arbeit.
• Fahrzeuge & Fahrer: Stammdaten für Fahrzeuge (Kapazität, Verbrauch in l/100 km, Kennzeichen, Service letzter Termin und nächster Termin) sowie Fahrer (Führerscheinklasse, Kontakt, Einsatzgebiet, Status). Diese Daten werden in der Tourenübersicht selektiert und für Berechnungen genutzt.
• Auswertung: KPI‑Block für die letzten 20 Tage (u. a. Anzahl Touren, Gesamtkilometer, Ø km je Tour, Stunden, Stopps, Lieferungen, Liter, Kraftstoffkosten, Gesamtkosten, Ø Kosten je Tour) plus Diagramm Kilometer pro Fahrer.

Automationen: Summen und Durchschnitte via SUM und AVERAGE; Endzeit = Startzeit + Dauer in Stunden; Ableitung des Kraftstoffverbrauchs aus gefahrenen Kilometern und Fahrzeugverbrauch; Kraftstoffkosten = Liter × 1,75 €; KPI‑Block ist mit der Tourenübersicht verlinkt. Einheitliche Zahl-, Datums- und Währungsformate sorgen für saubere Auswertungen.

1. Stammdaten pflegen: Im Tab Fahrzeuge & Fahrer Kapazität, Verbrauch (z. B. 8,5 l/100 km), Service letzter/nächster Termin, Kennzeichen sowie Fahrerdaten eintragen. Nur Felder befüllen, die Sie wirklich brauchen.
2. Liste vorbereiten: In der Tourenübersicht Filter aktivieren (Strg+Umschalt+L) und die Kopfzeile fixieren. Optional als Tabelle formatieren (Strg+T) für bandgenaue Filter und Formaterhalt.
3. Touren erfassen: Datum, Fahrer und Fahrzeug wählen. Startzeit eintragen (z. B. 07:30) und Dauer in Dezimalstunden (z. B. 6,5). Die Endzeit berechnet sich automatisch zu 14:00. km, Stopps und Lieferungen hinzufügen.
4. Kraftstoff & Kosten: Liter werden aus km × Verbrauch/100 abgeleitet. Kraftstoffkosten folgen automatisch (Liter × 1,75 €). Zusätzliche Kostenpositionen können Sie in der Kosten‑Spalte ergänzen.
5. Auswertung prüfen: Im Auswertung‑Tab sehen Sie die 10 KPIs der letzten 20 Tage sowie das Diagramm Kilometer pro Fahrer. Filtern Sie in der Tourenübersicht z. B. die letzte Woche oder einzelne Kundenstrecken.
6. Service planen: Im Tab Fahrzeuge & Fahrer nach nächstem Servicetermin sortieren, um Fahrzeuge vorausschauend aus der Planung zu nehmen.

Warnhinweis: Zeiten im Zeitformat und Dauern als Dezimalstunden erfassen. Mischen von hh:mm und Dezimal führt zu falschen Endzeiten.

Tipp: Geben Sie das Tagesdatum mit Strg+; ein und passen Sie Spaltenbreiten mit Alt+H, O, I automatisch an. So bleiben Eingaben schnell und konsistent.

Vorteile Excel: Schnell verfügbar, keine zusätzlichen Lizenzkosten, flexibel anpassbar, offline nutzbar. Ideal für 5–25 Fahrzeuge, 80–400 Stopps pro Tag oder als Standardreporting neben bestehenden Tools. Geringe Einarbeitung, klare KPIs und ein Diagramm für die Fahrerverteilung.

Grenzen: Keine automatische Routenoptimierung, kein Live‑Tracking, eingeschränkte Mehrbenutzerfähigkeit, manuelle Datenerfassung, höhere Fehleranfälligkeit bei sehr vielen Touren. Mobile Fahrer‑Apps mit POD, ETA und Geofencing fehlen.

Alternativen: Google Sheets für kollaboratives Arbeiten; spezialisierte Last‑Mile‑Tools wie Onfleet, Routific, OptimoRoute oder PTV für Optimierung, Fahrer‑App und Live‑Status; vollwertige TMS‑Lösungen für durchgängige Prozesse von Auftrag bis Abrechnung.

Empfehlung: Starten Sie mit dieser Excel‑Vorlage, stabilisieren Sie Prozesse und Kennzahlen. Ab etwa 30+ Fahrzeugen, 500+ Stopps pro Tag oder Bedarf an ETA/POD wechseln Sie schrittweise zu einer SaaS‑Lösung. Die Excel‑Vorlage bleibt als Backup und KPI‑Reporting nützlich.

Häufige Fehler

• Zeiten/Einheiten mischen: Dauer in hh:mm statt Dezimal eingegeben. Folge: falsche Endzeiten und Ø‑Werte.
• Verbrauch fehlt: Ohne l/100 km im Fahrzeugstamm können Liter und Kraftstoffkosten nicht abgeleitet werden.
• Formatchaos: Manuelle Währungszeichen oder Liter mit Text (z. B. 35 l) zerstören Summen. Immer reine Zahlen verwenden.

Profi‑Tipps

• Schneller navigieren: Mit Strg+Pfeil an das Ende von Datenbereichen springen; Filter an/aus mit Strg+Umschalt+L; Spaltenbreite automatisch mit Alt+H, O, I.
• Datenqualität sichern: Datenüberprüfung für Dauer (z. B. 0–15 h) und km (0–1.000) setzen. So vermeiden Sie Ausreißer in KPIs.
• Praxis‑Anekdote: Ein Depot mit 8 Sprintern hatte plötzlich +28 % Kraftstoffkosten. Ursache: In zwei Zeilen stand 40 l als Text mit dem Buchstaben l. Nach Umstellung auf reine Zahlen und Format Währung/Liter stabilisierten sich die Kennzahlen binnen eines Tages.

Zusatznutzen: Als Tabelle formatiert (Strg+T) bleiben Formeln beim Anhängen neuer Zeilen intakt; F4 fixiert Zellbezüge in Formeln; Status‑Spalte per Filter auf offen, unterwegs, erledigt beschleunigt die Tagessteuerung 🚚.