Veranstaltung Planen Checkliste Excel

Ob Kundenevent, Messeauftritt oder Townhall – ohne klare Struktur geraten Aufgaben, Kosten und Tagesablauf schnell durcheinander. Eine gute Excel-Checkliste bündelt alles in einem Dokument: To-dos, Budgetkontrolle und Zeitplan. So reduzieren Sie Rückfragen im Team, vermeiden Doppelarbeit und behalten Meilensteine, Fristen und Verantwortlichkeiten stets im Blick ✅.

Die hier beschriebene Vorlage ist für Event-/Projektleiter:innen sowie Office- und Marketing-Teams gedacht. Sie liefert sofort nutzbare Felder, Ampellogik und Summen. Das Ergebnis: realistische Planung, transparente Steuerung, frühe Warnsignale bei Abweichungen – und eine verlässliche Basis für Freigaben und Nachkalkulation.

• 20 vordefinierte Aufgaben mit Status-/Prioritätsampel
• 15 Budgetpositionen mit Geplant vs. Tatsächlich
• Automatische Differenz- und Gesamtsummenberechnung
• 19 Zeitplan-Aktivitäten am Eventtag
• Filterbare Checkliste, feste Kopfzeilen für schnellen Überblick
• Einheitliches Euro- und Datumsformat (DD.MM.YYYY)

Die Vorlage besteht aus drei klar strukturierten Arbeitsblättern und mehreren Automationen, die Routinearbeit abnehmen und Fehler minimieren.

• Checkliste – Aufgaben, Kategorie, Verantwortliche, Frist, Status, Priorität. 20 vordefinierte To-dos (z. B. Location, Technik, Catering, Einladung, Registrierung, Speaker-Briefing). AutoFilter für schnelles Suchen/Sortieren; feste Kopfzeilen (Freeze Panes) sichern den Überblick. Statusampel (grün/gelb/rot) und Priorität (Hoch/Mittel/Niedrig) heben Dringlichkeit und Fortschritt hervor.
• Budget – 15 Positionen (z. B. Location, Catering, Technik, Mobiliar, Personal, Grafik, Druck, Give-aways, Foto/Video, Reise/Hotel, Transport, Versicherung, GEMA, Reinigung, Puffer). Spalten für Geplant und Tatsächlich; die Differenz (Tatsächlich − Geplant) wird automatisch berechnet. Am Tabellenende summieren SUM-Formeln Geplant, Tatsächlich und Differenz.
• Zeitplan – 19 Aktivitäten für den Veranstaltungstag: Uhrzeit, Aktivität, Verantwortliche, Dauer, Notizen. Von Aufbau/Check-in über Eröffnung, Slots/Breakouts, Pausen bis Abbau. Einheitliches Datumsformat DD.MM.YYYY und Uhrzeiten sorgen für Konsistenz.

Automationen: automatische Datums- und Euro-Formate, Statusfarben, Differenzberechnung je Budgetposition, Gesamtsummen, Freeze Panes in allen Blättern sowie AutoFilter in der Checkliste. 📅

1. Grunddaten setzen: In der Checkliste oben Eventname, Ort, Datum (Format DD.MM.YYYY) eintragen.
2. Aufgaben prüfen: Die 20 vordefinierten To-dos anpassen, eigene Aufgaben ergänzen, Verantwortliche und Fristen zuweisen.
3. Status & Priorität: Für jede Aufgabe Status (Offen/In Arbeit/Erledigt) und Priorität (Hoch/Mittel/Niedrig) setzen – die Ampel färbt sich automatisch.
4. Budget planen: In „Budget“ pro Position den geplanten Betrag hinterlegen. Euro-Format ist vorbelegt.
5. Angebote/Bestellungen einpflegen: Tatsächliche Beträge fortlaufend erfassen. Die Differenz (Tatsächlich − Geplant) und die Gesamtsummen werden automatisch berechnet.
6. Zeitplan erstellen: Im Tab „Zeitplan“ die 19 Aktivitäten auf Ihren Ablauf anpassen, Uhrzeiten und Dauer eintragen, Verantwortliche zuweisen.
7. Filtern & fokussieren: In der Checkliste mit dem AutoFilter nach „Hoch“ oder „Überfällig“ filtern; dank fester Kopfzeilen bleibt der Kontext sichtbar.
8. Abschluss & Review: Vor dem Event offene Punkte filtern, Budgetabweichungen prüfen, Tagesplan final freigeben.

Warnhinweis: Löschen Sie keine Formelfelder (Differenzen, Summen). Tragen Sie Werte nur in die Eingabespalten ein.

Tipp: Mit Strg+Shift+L schalten Sie den Filter ein/aus; mit Alt+= erzeugen Sie schnell Summen. Für Tagesänderungen nutzen Sie Versionsstände (z. B. Datei_V1.xlsx, Datei_V2.xlsx).

Excel punktet mit niedrigen Kosten, hoher Flexibilität, Offline-Verfügbarkeit und schneller Anpassbarkeit. Für kleine bis mittelgroße Veranstaltungen (bis ca. 10 Beteiligte, 1–3 Veranstaltungstage, Budget bis ~100.000 €) ist die Vorlage ideal: klare Checkliste, Budgetabgleich, Tagesplan in einem Dokument. Freigaben lassen sich per E-Mail/SharePoint/OneDrive steuern.

Projekt-/Event-Tools (z. B. Asana, Trello, Monday, spezialisierte Eventsoftware) bieten stärkere Kollaboration, Rechtekonzepte, Gantt/Abhängigkeiten, Asset-Management und oft Gästemanagement/Registrierung. Sie sind jedoch kosten- und einrichtungsintensiver und binden Daten in Plattformen.

Grenzen von Excel: paralleles Arbeiten kann zu Versionskonflikten führen; komplexe Abhängigkeiten, Ressourcenplanung und Audit-Trails sind nur bedingt darstellbar.

Empfehlung: Starten Sie mit Excel, wenn Sie schnell, kostengünstig und fokussiert planen möchten. Wechseln Sie zu einer Plattform, sobald mehrere Teams parallel arbeiten, Sie Hunderte Tasks/Teilprojekte koordinieren oder integriertes Teilnehmer- und Kommunikationsmanagement benötigen.

Excel ist robust – doch gerade unter Event-Druck schleicht sich leicht Unordnung ein. Diese Punkte kosten Zeit und Geld, lassen sich aber verhindern.

• Häufige Fehler
  • Formeln überschrieben: Differenz-/Summenzellen versehentlich mit Werten ersetzen – dadurch stimmen Gesamten nicht mehr.
  • Uneinheitliche Formate: Datumsangaben gemischt (Text vs. Datum), Euro ohne Währungsformat – Filter und Berechnungen werden unzuverlässig.
  • Kein Status-Fokus: Alles bleibt „In Arbeit“; überfällige „Hoch“-Prioritäten gehen im Rauschen unter.

• Profi-Tipps
  • Arbeitsblatt schützen: Eingabefelder frei lassen, Formelfelder schützen. So vermeiden Sie versehentliche Änderungen.
  • Keyboard-Boost: Strg+Shift+L für Filter, Strg+1 für Formatierung, Strg+; für das heutige Datum – spart pro Update Minuten.
  • Praxis-Anekdote: Bei einer 300-Personen-Kundenveranstaltung verschob sich das Caterer-Setup um 45 Minuten. Der Zeitplan zeigte sofort, welche Slots betroffen sind; per Filter auf „Aufbau“ und „Hoch“ wurden Verantwortliche schnell neu zugewiesen – Event startete dennoch pünktlich.

Zusatz: Arbeiten Sie mit Versionen (V1/V2/V3) und einer „Änderungen“-Notizspalte. Nutzen Sie die Prioritätsampel im Daily-Stand-up: zuerst „Hoch“ und „überfällig“ klären, dann Rest. 💡