Veranstaltung Planen Vorlage Excel

Ob Produkteinführung, Messeauftritt oder Kunden-Event: Ohne zentrale Steuerung verlieren Teams schnell den Überblick. Verteilter E‑Mail‑Verkehr, getrennte Budgetlisten und unausgesprochene Verantwortlichkeiten kosten Zeit und Geld. Mit einer klar strukturierten Excel‑Vorlage steuern Sie Kosten, Aufgaben und Meilensteine in einer Datei – nachvollziehbar für Eventmanager:innen, Marketing- und Office‑Teams sowie KMU. So sichern Sie Termine, Qualität und Budgetdisziplin 💶.

Die Vorlage bündelt Budget, Aufgaben und Zeitplan in drei Tabs. Sie sehen sofort, wo Sie stehen: geplantes Budget 45.000 €, Restbudget und Auslastung in Prozent, offene Aufgaben und kritische Meilensteine. Automationen nehmen Rechenarbeit ab; Filter und feste Kopfzeilen sorgen für schnelle Auswertungen.

• Klare Budgetkontrolle: Gesamt, Rest und Auslastung (%) automatisch – z. B. Plan 45.000 €.
• Zeitersparnis: 3‑Tab‑Struktur, Autofilter, eingefrorene Überschriften.
• Transparenz: 6 Kontakte, 9 Aufgaben, 20 Meilensteine zentral.
• Kostentreiber sichtbar: Kostenverteilung über 19 Positionen inkl. Diagramm.
• Kein manuelles Rechnen: Gesamtpreis = Menge x Einzelpreis; Gesamtsumme automatisch.
• Planungssicherheit: Dauer in Tagen aus Start/Ende berechnet.

1) Veranstaltungsübersicht – Stammdaten (Eventname, Ort, Zeitraum, Ziel, Zielgruppe) plus 6 Kontakte (Rolle, Firma, Telefon, E‑Mail). Das Aufgabenboard hält 9 Aufgaben mit Status (Offen/In Arbeit/Erledigt), Priorität (Hoch/Mittel/Niedrig), Fällig am, Verantwortlich und Notizen. Autofilter und eingefrorene Überschriften sind aktiv, damit Sie auch bei vielen Einträgen schnell filtern.

2) Budget & Kosten – 19 Kostenpositionen mit Kategorie, Menge, Einheit, Einzelpreis (€) und automatisch berechnetem Gesamtpreis. Die Gesamtkosten summieren sich automatisch. Restbudget = Budget geplant – Ausgegeben, inklusive Budget‑Auslastung in %. Ein Tortendiagramm visualisiert die Verteilung nach Kategorien, sodass Kostentreiber sofort auffallen.

3) Zeitplan – 20 Meilensteine mit Start, Ende, Verantwortlichen und automatisch berechneter Dauer (Tage) aus Enddatum minus Startdatum. Ideal für interne Reviews, Liefertermine und Go‑Live.

Automationen & Formatierung: Euro‑ und Prozentformate sind vorkonfiguriert. Formeln: Gesamtpreis je Position = Menge x Einzelpreis; Gesamtsumme automatisch; Restbudget und Auslastung in %; Dauer aus Datumsdifferenz. Tabellen sind als strukturierte Tabellen angelegt – inklusive Filter und fixen Kopfzeilen.

1. Kopie erstellen: Öffnen Sie die Datei, speichern Sie sie unter Eventname_Jahr, z. B. Launch_2025.
2. Stammdaten pflegen: In der Veranstaltungsübersicht Name, Ort, Zeitraum, Ziel und Zielgruppe eintragen. Kontakte für Agentur, Location, Technik, Catering, Druck, PR ergänzen.
3. Aufgabenboard füllen: Bis zu 9 Aufgaben anlegen, Verantwortliche zuweisen, Fälligkeitsdaten setzen, Priorität wählen. Filter auf Status nutzen, um nur Offen oder Überfällig anzuzeigen ⏱️.
4. Budget setzen: Geplantes Budget (z. B. 45.000 €) eintragen. In Budget & Kosten die 19 Positionen mit Kategorie, Menge, Einheit und Einzelpreis füllen – der Gesamtpreis berechnet sich automatisch.
5. Kostentransparenz herstellen: Prüfen Sie Gesamtsumme, Restbudget und Auslastung (%). Das Tortendiagramm zeigt Kostentreiber wie Location oder Technik.
6. Zeitplan anlegen: 20 Meilensteine mit Start/Ende und Verantwortlichen pflegen; Dauer (Tage) wird berechnet. Kritische Pfade per Filter erkennen.
7. Regelmäßig aktualisieren: Tatsächliche Ausgaben erfassen und Aufgabenstatus fortschreiben. So bleibt Restbudget und Terminlage korrekt.
8. Auswertung: In Meetings die drei Tabs durchgehen: Status der Aufgaben, Budgetabweichungen, nächste Meilensteine.

Warnhinweis: Löschen oder überschreiben Sie keine Formelspalten (Gesamtpreis, Gesamtsumme, Restbudget, Auslastung, Dauer). Nutzen Sie stattdessen nur die Eingabefelder Menge, Einzelpreis, Start, Ende.

Tipp: Arbeiten Sie mit Datumsformat TT.MM.JJJJ und fügen Sie das heutige Datum per Tastenkürzel Strg+; ein. Legen Sie pro Event eine neue Kopie an, um Historien sauber zu trennen.

Excel punktet mit Verfügbarkeit, Flexibilität und Kostenkontrolle. Für viele KMU und Teams bis ca. 5 Personen liefert die Vorlage alles Nötige: Budgetsteuerung, Aufgabenboard, Zeitplan in einer Datei. Offline‑fähig, keine Zusatzkosten, schnelle Anpassungen.

• Vorteile Excel: Sofort einsetzbar, volle Kontrolle über Formeln und Felder, starke Budgetfunktionen (Restbudget, Auslastung, Kostendiagramm), niedrige Hürde.
• Grenzen Excel: Gleichzeitige Bearbeitung ist eingeschränkt (außer in Cloud‑Freigaben), keine integrierten Ressourcen- oder Ticket‑Workflows, Anhänge/Kommunikation nur indirekt.
• Alternativen: Google Sheets für Co‑Editing, Notion/Trello/Asana für Aufgaben‑Kollaboration, spezialisierte Event‑Tools für Gantt, Check‑in, Sponsoring und Aussteller‑Management.

Empfehlung: Nutzen Sie die Excel‑Vorlage, wenn Budget bis etwa 45.000 € liegt, der Fokus auf Kosten- und Terminsteuerung liegt und wenige Stakeholder beteiligt sind. Wechseln Sie zu Event‑Software, sobald Sie komplexe Freigabeprozesse, integrierte Kommunikations-Features, Ticketing oder umfangreiche Ressourcenplanung benötigen.

Eine saubere Excel‑Struktur wirkt nur, wenn Einträge konsequent gepflegt werden. Die folgenden Punkte helfen, Budget- und Terminrisiken früh zu erkennen.

Häufige Fehler

• Plan vs. Ist vermischen: Ist‑Ausgaben nicht getrennt pflegen führt zu falschem Restbudget. In einem KMU überschritt ein Team so das Cateringbudget um 12 Prozent, weil Freigaben im Kopf, aber nicht in der Datei erfolgten.
• Formeln überschreiben: Manuelles Tippen in berechneten Spalten zerstört Automationen (Gesamtpreis, Restbudget, Dauer). Abhilfe: Arbeitsblatt schützen, nur Eingabefelder freigeben.
• Datumsformate inkonsistent: Falsche Ländereinstellung erzeugt negative Dauern. Prüfen Sie TT.MM.JJJJ und erfassen Sie Start/Ende vollständig.

Profi‑Tipps

• Überfälliges sofort sichtbar: Bedingte Formatierung für Fällig am > Heute einsetzen; Meetings starten mit der gefilterten Ansicht Offen und Hoch.
• Schneller arbeiten: Strg+T macht aus Bereichen strukturierte Tabellen mit Automatikfiltern; F4 fixiert Zellbezüge in eigenen Berechnungen; Strg+1 öffnet Format Zellen.
• Kategorien schärfen: Passen Sie die 19 Kostenkategorien an Ihr Event an (z. B. Bühne, Streaming, Security). So wird das Tortendiagramm zur echten Entscheidungsgrundlage.

Erfahrung aus einer Produktschau: Durch klare Meilensteine und tägliche Aktualisierung sank der Klärungsstau im Team‑Stand‑up von 18 auf 6 offene Punkte – ohne Zusatztool, nur mit der Vorlage.