Weinliste Excel

Weinhandel, Vinotheken und Gastronomie brauchen tagesaktuelle Klarheit: Welche Weine laufen, wo fehlt Bestand, und stimmt die Spanne je Artikel? Eine strukturierte Weinliste in Excel liefert genau das – ohne Softwareprojekt, sofort einsatzbereit. Statt verstreuter Zettel oder unverbundener Tools erhalten Sie ein einheitliches Arbeitsblatt mit Stammdaten, EK/VK, Marge und Lagerstatus.

Die Vorlage "Weinliste Excel" fokussiert auf das Wesentliche: pro-Artikel-Marge (1 Nachkommastelle), Bestellhinweis "OK"/"BESTELLEN" mit nächstem Bestelldatum, plus eine kompakte Umsatzübersicht nach Weintyp. Damit steuern Sie Sortiment, Preis-/Spannenstruktur und Bestellbedarf in Minuten – nicht in Stunden.

• Schneller Überblick: 20 Beispiel-Weine (editierbar), AutoFilter und feste Spaltenbreiten für rasches Scrollen.
• Kalkulation auf Knopfdruck: Marge = (VK − EK) / VK, einheitlich in %.
• Lagerampel: Rot/Grün-Status inkl. "nächste Bestellung" auf Basis von HEUTE().
• Aggregierte Kennzahlen je Weintyp: Anzahl, Gesamt-EK/VK, Spanne (VK−EK) plus Gesamtzeile (B–E).
• Besser entscheiden: Sie erkennen sofort Low-Performer, Engpässe und Preispotenziale 🍷.

Tab 1 – Weinsortiment: Stammdaten und Preise. Felder: Artikel, Name, Jahrgang, Herkunft, Rebsorte, Weingut, Typ, EK, VK, Marge %. Die Marge berechnet sich automatisch als (VK − EK) / VK und wird mit 1 Nachkommastelle in % formatiert. AutoFilter ist aktiv, Kopfzeilen sind per "Fenster fixieren" angeheftet. Euro-Format für EK/VK ist einheitlich.

Tab 2 – Lagerbestand: Operative Steuerung. Felder: Bestand, Mindestbestand, Status, letzte Lieferung (Datum), nächste Bestellung (Datum). Die Statusformel lautet: WENN(Bestand < Mindestbestand; "BESTELLEN"; "OK"). Eine Rot/Grün-Ampel markiert Engpässe. Für "BESTELLEN" setzt die Vorlage automatisch "nächste Bestellung" auf HEUTE() + 7 Tage; sonst bleibt das Feld leer.

Tab 3 – Umsatzübersicht: Verdichtung nach Weintyp. Kennzahlen: Anzahl, Gesamt-EK, Gesamt-VK, Spanne (VK−EK). Eine Gesamtzeile addiert die Spalten B–E per SUMME. Ein kompaktes Balkendiagramm visualisiert die VK-Summe je Typ.

Weitere Automationen: Einheitliche Datumsformate (TT.MM.JJ), feste Spaltenbreiten für zügiges Blättern, 20 vorbefüllte Beispiel-Weine zur sofortigen Nutzung (voll editierbar). Alle Berechnungen aktualisieren sich automatisch bei Änderungen.

1. Vorlage öffnen: Prüfen Sie unter "Datei > Optionen" das Dezimaltrennzeichen (Komma) und die Währung (EUR). Kopfzeile ist fixiert, AutoFilter aktiv.
2. Stammdaten einpflegen (Tab Weinsortiment): Ersetzen Sie die 20 Beispiel-Weine oder fügen Sie per Einfügen Ihre Artikel hinzu. Wichtige Felder: Artikel, Jahrgang, Typ, Weingut.
3. Preise hinterlegen: EK und VK in € eintragen. Die Marge % berechnet sich automatisch (1 Nachkommastelle). Plausibilitätscheck: Hauswein z. B. EK 4,20 €, VK 7,90 € → Marge ≈ 46,8 %.
4. Bestände pflegen (Tab Lagerbestand): Bestand und Mindestbestand erfassen (z. B. 18 / 24). Die Ampel zeigt "OK" oder "BESTELLEN". Tragen Sie das Datum der letzten Lieferung ein; "nächste Bestellung" setzt sich bei "BESTELLEN" automatisch auf HEUTE()+7.
5. Überblick nutzen (Tab Umsatzübersicht): Prüfen Sie je Weintyp Anzahl, Gesamt-EK/VK und Spanne. Die Gesamtzeile (B–E) fasst alles zusammen; das Balkendiagramm zeigt VK-Schwerpunkte.
6. Filtern & sortieren: Zeigen Sie z. B. alle "BESTELLEN"-Artikel oder sortieren Sie nach Marge absteigend.
7. Export/Print: Drucken Sie die Übersicht oder exportieren Sie als PDF für Einkauf/Service.

Warnhinweis: Löschen Sie keine Formelfelder und vermeiden Sie verbundene Zellen – sonst brechen Berechnungen (Status, Marge, Summen).

Tipp: Strg+Umschalt+L schaltet den AutoFilter ein/aus; Alt+W, F, F fixiert/entfriert die Kopfzeile für schnelles Scrollen.

Excel punktet mit schneller Einführung, geringen Kosten und hoher Flexibilität. Für 50–1.500 Artikel, 1–3 Nutzer und klare Prozesse ist eine "Weinliste Excel" oft die effizienteste Lösung: offline nutzbar, individuell erweiterbar (z. B. Aktionspreise, Lieferanten-Notizen), sofort produktiv.

Alternativen: Cloud-Tabellen (z. B. Google Sheets) sind gut für paralleles Arbeiten, aber schwächer bei komplexen Formatierungen/Diagrammen offline. Branchenspezifische Warenwirtschaft/POS-Systeme bieten Seriennummern/Chargen, Kassenanbindung, Inventur mit Scannern, Einkaufsdisposition und Rollen/Rechte – ideal ab mehreren Filialen oder >3 gleichzeitigen Nutzern.

Grenzen von Excel: Kein automatisches Rechtemanagement, höhere Fehleranfälligkeit bei manueller Pflege, eingeschränkte Mehrbenutzer-Fähigkeit, kein integrierter Kassenabschluss. Bei >2.000 SKUs, starkem Online-Vertrieb oder Filialbetrieb empfiehlt sich ein ERP/POS.

Empfehlung: Starten Sie mit Excel für Transparenz und Margendisziplin. Wechseln Sie schrittweise zu einem ERP, sobald Bestände, Benutzerzahl oder Integrationsbedarf wachsen – behalten Sie die Excel-Übersicht als schlanken Export für Management-Reports.

Häufige Stolpersteine

• Jahrgänge vermischen: Unterschiedliche Jahrgänge als ein Artikel führen zu falschen Margen und Beständen. Legen Sie pro Jahrgang einen Datensatz an (z. B. "Riesling 2021" und "Riesling 2022").
• Mindestbestand zu niedrig: Eine Vinothek in Mainz setzte pauschal 6 Flaschen – der Rosé war an zwei Samstagen ausverkauft. Regeln Sie Mindestbestände nach Drehzahl (z. B. Weiß/Rosé 24, Rot 18, Premium 6).
• Format-Mix: Freitext bei Weintyp/Rebsorte verhindert saubere Aggregation. Verwenden Sie konsistente Werte (Dropdown/Datenüberprüfung) und vermeiden Sie Leerzeichen-Varianten.

Profi-Tipps

• Schneller formatieren: Strg+1 öffnet das Formatfenster; Alt+H, O, I passt Spaltenbreiten automatisch an. So bleiben Zahlen sauber und vergleichbar.
• Datenvalidierung: Legen Sie für "Typ" (z. B. Weiß, Rot, Rosé, Schaumwein, Süß) eine Auswahlliste an. Das stabilisiert die Umsatzübersicht und verhindert Tippfehler.
• Formeln schützen: Sperren Sie Berechnungszellen (Überprüfung > Blatt schützen) und erlauben Sie Eingaben nur in EK/VK/Bestand/Min-Bestand/Datum. Das senkt Fehler und hält die Ampel zuverlässig.

Kleine Routine, große Wirkung: Aktualisieren Sie Bestände nach Wareneingang sofort, prüfen Sie wöchentlich die "BESTELLEN"-Liste, und überfliegen Sie monatlich die Spannen nach Weintyp – so bleiben Sortiment und Marge stabil.