Werkzeugliste Vorlage

Werkzeuge sind Kapital, Sicherheitsfaktor und Produktivitätshebel zugleich. In der Praxis liegen Stammdaten in Excel, Wartungsinfos im Kopf der Meister und Kosten im ERP – bis die nächste Audit-Anfrage oder ein Ausfall kommt. Die Folge: Suchzeiten, doppelte Käufe und unerkannte Risiken. Eine strukturierte Werkzeugliste mit Wartungsplan schafft hier Verlässlichkeit und Geschwindigkeit 🛠️.

Diese Excel-Vorlage verbindet Inventar, Wartung und Management-Auswertung in einem File. Sie sehen auf einen Blick, was Sie besitzen, was es wert ist und wo Handlungsbedarf besteht. Wartungstermine werden automatisch in „Planmäßig“ oder „Überfällig“ eingeordnet – ohne Makros.

• Sofort-Überblick: Anzahl, Gesamtwert und Durchschnittspreis je Kategorie
• Frühwarnung: Status „Planmäßig/Überfällig“ je Werkzeug nach nächstem Wartungstermin ⏱️
• Planung: Wartungsintervall (Tage) und Wartungskosten pro Werkzeug dokumentiert
• Zeitersparnis: Filter, fixierte Kopfzeilen, konsistente Datum-/€-Formate
• Transparenz: Anschaffungsdatum/-preis, Standort und Zustand – auditfest
• Visuelle Priorisierung: Kategorien- und Werttreiber klar erkennbar

Die Vorlage ist in drei klar getrennte Register gegliedert – jeweils mit vordefinierten Formaten (Datum, Euro), Alternativzeilenfärbung, Auto-Filter und fixierten Kopfzeilen.

• Werkzeuginventar – Stammdaten: Nr., Bezeichnung, Kategorie, Hersteller, Anschaffungsdatum, Anschaffungspreis, Standort, Zustand, nächste Wartung. Dieses Tab ist Ihr Single Source of Truth für Bestand und Werte.
• Wartungsplan: Letzte Wartung, nächste Wartung, Intervall (Tage), Wartungskosten, Status. Der Status berechnet sich per Formel automatisch: Wenn HEUTE() größer als „nächste Wartung“ ist, erscheint „Überfällig“, sonst „Planmäßig“.
• Auswertung: Kategorie-Übersicht mit Anzahl, Gesamtwert und Durchschnittspreis. Summen- und Top-5-Diagramme sind an diese Tabelle gebunden und aktualisieren sich automatisch bei Datenänderungen.

Automationen im Detail:

• Statusberechnung: „Planmäßig/Überfällig“ auf Basis von HEUTE() und „nächste Wartung“
• Durchschnittspreis: Gesamtwert je Kategorie geteilt durch Anzahl
• Summen: Gesamtsummen für Anzahl und Wert via SUMME
• Visualisierung: Diagramme greifen direkt auf die Auswertung zu und sind dynamisch
• Bedienkomfort: Einheitliche Datums-/Euro-Formate, Auto-Filter, fixierte Kopfzeilen für schnelles Scrollen

1. Vorbereitung: Öffnen Sie die Vorlage und legen Sie in „Werkzeuginventar“ Ihre Kategorien fest (z. B. Handwerkzeuge, Messmittel, Elektro, Pneumatik). Optional: Wandeln Sie Bereiche mit Strg+T in Tabellen um, um dynamische Bereiche zu erhalten.
2. Bestand erfassen: Tragen Sie pro Werkzeug Nr., Bezeichnung, Kategorie, Hersteller, Anschaffungsdatum und -preis, Standort und Zustand ein. Nutzen Sie Dropdowns für Kategorie/Zustand, um Schreibvarianten zu vermeiden.
3. Wartungsplan befüllen: Hinterlegen Sie letzte und nächste Wartung, Intervall (Tage) und erwartete Wartungskosten. Der Status wird automatisch gesetzt („Planmäßig“ oder „Überfällig“).
4. Auswertung prüfen: Öffnen Sie „Auswertung“. Kontrollieren Sie Anzahl, Gesamtwert und Durchschnittspreis je Kategorie sowie die Diagramme. Passen Sie Kategorien bei Bedarf an, bis die Verteilung plausibel ist.
5. Filter & Kontrolle: Filtern Sie in „Wartungsplan“ auf „Überfällig“, priorisieren Sie diese Werkzeuge und planen Sie Termine. Mit fixierten Kopfzeilen behalten Sie den Überblick, auch bei >1.000 Zeilen.
6. Laufender Betrieb: Aktualisieren Sie nach jeder Wartung „letzte Wartung“ und „nächste Wartung“; erfassen Sie neue Werkzeuge sofort, um Lücken zu vermeiden.

Warnhinweis: Mischen Sie keine US- und EU-Datumsformate; sonst ist die Statusberechnung unzuverlässig ⚠️.

Tipp: Nutzen Sie Strg+Shift+L zum schnellen Ein-/Ausschalten von Filtern und Strg+; für das heutige Datum.

Excel punktet mit geringer Einstiegshürde, Flexibilität, Offline-Verfügbarkeit und schneller Anpassbarkeit (zusätzliche Spalten, eigene Kategorien, neue Diagramme). Für kleine bis mittlere Bestände ist das oft ausreichend – besonders, wenn Audits Nachvollziehbarkeit, nicht zwingend digitale Signaturen verlangen.

Google Sheets ist ähnlich flexibel, kollaborativ stärker, aber abhängig von der Cloud und bei großen Datenmengen langsamer. Offline und Dateirechte sind in manchen Betrieben ein Thema.

Spezialisierte CMMS/Tool-Management-Systeme bieten Barcodes/RFID, Wartungsworkflows, Dokumentenablage, mobile Apps und Benachrichtigungen. Sie sind ideal bei standortübergreifenden Teams, Prüfpflichten (z. B. DGUV) und großer Werkzeuganzahl.

ERP-Module integrieren Kostenstellen und Beschaffung, sind aber weniger komfortabel für Detailwartungen.

Empfehlung: Starten Sie mit dieser Excel-Vorlage bis ca. 500–1.000 Werkzeuge oder solange Wartungstermine planbar sind. Steigen Sie auf ein CMMS um, wenn Sie Mehrbenutzerbetrieb, mobile Scans, automatische Erinnerungen oder revisionssichere Historien benötigen ✅.

Eine Fertigung berichtete, dass ein übersehener Prüftermin für einen Drehmomentschlüssel zu einer Nacharbeit von 380 Teilen führte – teuer und vermeidbar. Mit wenigen Routinen sichern Sie die Datenqualität.

• Häufige Fehler:
• Uneinheitliche Kategorien („Messmittel“, „Messgerät“, „Prüfmittel“) verwässern die Auswertung. Standardisieren Sie Begriffe.
• Falsche Datumsformate (TT.MM.JJ gemischt mit MM/TT/JJ) kippen die Statuslogik. Stellen Sie alle Spalten auf ein EU-Format und prüfen Sie Importdaten.
• Kein Standort-Feld je Werkzeug: Das verlängert Suchzeiten und erschwert Audits. Standort ist Pflichtfeld.

• Profi-Tipps:
• Nutzen Sie Strg+T, um Datenbereiche in „intelligente Tabellen“ zu verwandeln. Formeln, Filter und Formate erweitern sich automatisch.
• Hinterlegen Sie in „Wartungsplan“ bedingte Formatierungen: „Überfällig“ rot, „Planmäßig“ grün – Prioritäten sind sofort sichtbar.
• Führen Sie eine wöchentliche Überfällig-Liste: Filter auf Status „Überfällig“, exportieren als PDF, 10‑Minuten-Standup zur Abarbeitung. Strg+Shift+L schaltet Filter schnell; Strg+; setzt das Tagesdatum.

Zusatznutzen: Erfassen Sie Wartungskosten konsequent. In der Auswertung sehen Sie so echte Werttreiber (z. B. 20 % der Werkzeuge verursachen 80 % der Kosten) und können Ersatz statt Reparatur quantifizieren.